El venue sourcing es el proceso de búsqueda y selección del lugar ideal para un evento. Este es uno de los primeros pasos en la planificación de eventos y requiere un enfoque detallado para garantizar que el espacio elegido cumpla con todas las necesidades de los organizadores y asistentes.
Factores Clave para Elegir un Venue
- Ubicación: El lugar debe ser accesible para los invitados. Es importante considerar la proximidad a hoteles, aeropuertos, y otras comodidades.
- Capacidad y Espacio: Verifica que el lugar tenga suficiente espacio para el número esperado de asistentes. Considera tanto el espacio interior como las posibles áreas exteriores, si aplica.
- Presupuesto: Define un presupuesto claro y busca opciones dentro de ese rango. Recuerda incluir todos los costos asociados, como catering, servicios de producción y decoración.
- Servicios y Comodidades: Algunos venues ofrecen servicios adicionales como catering, equipo audiovisual, o decoración. Asegúrate de que el lugar ofrezca todo lo que necesitas.
- Ambiente y Estilo: El lugar debe alinearse con el tema y la atmósfera del evento. Ya sea formal, corporativo, o una celebración más relajada, el ambiente juega un papel fundamental.
Proceso de Venue Sourcing
- Investigación Previa: Utiliza herramientas en línea, como plataformas especializadas en búsqueda de lugares, agencias especialidades en eventos (meeting planner), o consulta con proveedores locales para encontrar opciones.
- Visitas al Sitio: Antes de tomar una decisión, es recomendable visitar los lugares para ver su capacidad, verificar servicios y evalua la logística.
- Negociación de Contratos: Una vez elegido el lugar, asegúrate de negociar un contrato que cubra todos los aspectos importantes, como el precio, los servicios incluidos, y las políticas de cancelación.
Elegir el lugar correcto es esencial para el éxito de cualquier evento. Dedicar tiempo a investigar, comparar opciones y negociar adecuadamente te ayudará a tomar la mejor decisión, asegurando que tu evento sea un éxito tanto en logística como en la experiencia de los asistentes.
